SpiFiling - eFiling - Gestion et échange de fichiers

Le logiciel SpiFiling permet de transformer votre intranet eGroupware en plateforme d'échange de fichiers.  Le logiciel est d'abord conçu pour des échanges de fichiers dans le cadre de procédures judiciaires (expertises, conciliations) mais peut couvrir d'autres besoins :

• dématérialisation des échanges de fichiers dans le cadre de projets
• mise à disposition de fichiers de manière sécurisée et tracée.

Les experts judiciaires sont des professionnels spécialement habilités, chargés de donner aux juges un avis technique sur des faits afin d’apporter des éclaircissements sur une affaire. Ce sont des spécialistes de disciplines très variées (médecine, architecture, gemmologie, économie et finance, etc.). Leurs avis ne s'imposent pas aux juges qui restent libres de leur appréciation.

Dans le cadre de leur mission, les experts judiciaires ont pour obligation de centraliser et de diffuser à toutes les parties, tous les documents entrants dans le cadre de la procédure.

Au niveau opérationnel, cette mission est rendue difficile par : 

• des missions longues, sur plusieurs mois ou plusieurs années
• la multiplicité des fichiers : certaines affaires peuvent avoir plusieurs centaines de fichiers
• la multiplicité des tiers ou parties : en général, moins de 5 tiers mais cela peut monter jusqu'à une vingtaine

Aussi, les tiers peuvent aussi, eux-mêmes, soumettre des pièces aux dossiers, qui doivent être diffusés à tous.

La plateforme à mettre en place est donc sous la responsabilité opérationnelle d'experts judiciaires mais accessibles aux tiers : parties, avocats, sapiteurs, co-experts, etc.  - l'intranet egroupware va devenir extranet.

• Création et maintenance des dossiers
• Création et gestion des utilisateurs avec SpiAdmin
• Cycle de vie du dossier paramétrable (dossiers en cours, archivés, etc.)
• Rattachements des contacts avec droits d'accès, droits d'ajout, etc.
• Impressions pdf des fiches des dossiers ou de la liste des dossiers

Les fichiers (fichiers pdf, images, documents) sont rattachés à un dossier et sont immédiatement consultables par toutes les parties qui reçoivent les notifications immédiatement à la mise en ligne.

Selon les paramétrages, les tiers peuvent avoir le droit d'ajouter et/ou de consulter des fichiers, uniquement sur leurs dossiers. 

Un ensemble d'éléments de traçabilité permettent de voir quel contact n'a pas récupéré un fichier et de le relancer...

SpiClient contient un ensemble de fonctions permettant de sécuriser la plateforme : 

• les échanges sont encryptés dès lors que le site fonctionne en SSL (avec https)
• l'intégrité des fichiers est garantie par le calcul du condensat (calculs vérifiables en ligne ou hors ligne)
• chaque action est tracée et confirmée avec un email : envoi de fichier, téléchargement d'une pièce, etc.
• les fonctions statistiques permettent de contrôler les fichiers qui n'ont pas été récupérés, et de relancer les utilisateurs...

Les droits d'accès sont gérés au niveau de l'accès général puis dossier par dossier.

Les gestionnaires ou experts ont des droits d'accès spécifiques mais il est possible d'isoler les dossiers de manière à ce que des gestionnaires puissent gérer les dossiers de manière indépendante.

Le module est complément intégré à eGroupware et utilise les outils de filtre et de liste similaire à ceux du carnet d'adresses. 

Les éléments du module sont tous configurables : types et statuts des dossiers, fichiers, rôles, etc.