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SpiStoric - Gestion collaborative de tâches récurrentes

Objectifs : suivi des tâches régulières

"Qu'est-ce que j'ai oublié de faire aujourd'hui ?", "Avez-vous fait toutes les déclarations ?", "Qui a vérifié les sauvegardes la semaine dernière ?"...

Vous entendez ces questions probablement très souvent et pas toujours dans le même ordre.  Beaucoup de métiers sont confrontés à l'organisation de tâches régulières et à leurs contrôles à la fois par l'opérateur, par toute une équipe et la hiérarchie. 

Il n'est toutefois pas toujours simple de construire une liste de tâches à réaliser à des intervalles différents et dans des contextes variés...

Parfois le simple "Fait" sur une liste de tâches ne suffit pas, il faut aussi suivre le et historiser les résultats, bons ou mauvais, connaître la méthode de contrôle...

Le module SpiStoric intègre dans eGroupware les outils nécessaires à la gestion collaboratives de tâches récurrentes.

Il s'agit d'organiser le travail, de manière à ce que les opérations soient faites à temps, une seule fois et tracées. 

Pour résumer, vous créez des jobs avec des attributs (planification, valeurs possibles, modes opératoires possibles..) et vous les appliquez à des ressources et objets.  Une ressource peut être entendue au sens large comme une société ou une équipe, avec un ou plusieurs objets...  Typiquement, il pourra y avoir plusieurs objets pour une même ressource, et le même objet sur plusieurs ressources différentes...


Organisations concernées

  • experts judiciaires
  • avocats
  • experts techniques
  • entreprises
  • sociétés de service

Principales fonctionnalités

Pour les techniciens et opérateurs

  • Remplir les informations du jour « daily job » et les observations & mesures à intervalles réguliers et précisés dans la configuration
  • Travailler en équipe : voir en temps réel les éléments déjà vérifiés, qui a vérifié quoi, avec quel statut
  • Recevoir des alertes « Niveau 1 » sur les tâches en retard
  • Simplifier la rédaction des emails de relance

Pour les responsables

  • Définir les tâches récurrentes : ressources, objet, intervalles, modes de vérification, intervenants, etc.
  • Suivre tous les statuts
  • Recevoir des alertes « Niveau 2 » sur les travaux de vérification en retard, par exemple 2 heures après

Droits d'accès aux tâches selon les catégories

Les droits d'accès sont gérés au niveau de l'accès général puis catégorie par catégorie.

Selon les paramétrages, les utilisateurs ne peuvent voir que les jobs relatifs aux catégories associés à leurs groupes.

En assignant un job à un opérateur, celui-ci le voir sans "ma liste de tâches", cependant cela n'empêche pas les autres utilisateurs de consulter et mettre à jour les tâches.

Un ensemble d'éléments de traçabilité permettent de voir les dates de saisie, mais aussi les échéances et les retards...

Statistiques & historiques

SpiStoric permet une vue en tableau de bord sur les 5 dernières échéances de la tâche, qu'elle soit faite ou non faite.  Il est aussi possible d'afficher une vue liste avec les filtres pour revenir plus loin en arrière...

Gestion des relances

Un système de relance automatique et programmable va permettre de notifier les acteurs et responsables...

Tableaux de bord

Le module est complément intégré à eGroupware et utilise les outils de filtres et de listes similaires à ceux du carnet d'adresses. 

Une configuration fine et puissante

Les éléments du module sont tous configurables : types de mesure, statuts , catégories, sources de mesures, planifications, priorités, niveaux d'alerte, ressources, objets...


Documents

SpiStoric - Fiche descriptive - Français

SpiStoric - Module eGroupware 14.x -25/03/2016

SpiStoric - User Manual - English


Plateforme technique

  • Compatible avec Egroupware 14.1 / 14.2 / 14.3
  • Développé avec php, eTemplate, Javascript
  • Compatible avec les comptes mysql, Ldap, Active Directory
  • Multilingue possible

Conditions d'utilisation du module open-source

Le module décrit est publié par la société Spirea sous les mêmes conditions de licence qu'eGroupware Community : GNU General Public License v.2.0 (GPL2).  En d'autres termes, et notamment :

  • le module est disponible et utilisable gratuitement
  • vous pouvez le modifier, à condition que vos modifications soit aussi publiées dans les mêmes conditions de licence
  • l'installation, la maintenance, la sauvegarde sont sous votre entière responsabilité.

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